IVRY

Vertrag über die Verarbeitung
von Daten im Auftrag (AVV)

zwischen

Auftraggeber

vollständige Firmenbezeichnung
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PLZ Ort
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Straße + Nr.
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Vor- und Nachname der verantwortlichen Person
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E-Mail der verantwortlichen Person
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und

Auftragnehmer

IVRY Hosting UG & Co. KG
Neumühlenweg 3
84567 Perach

verantwortliche Person:
Simon Stitzl

1. Allgemeines


  1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
  2. Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.


2. Gegenstand des Auftrags

  1. Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.
  2. Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.
  3. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.
  4. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
  5. Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.
  6. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.
  7. Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.


4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.
  2. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.
  3. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.
  4. Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.


5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Name und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind auf der Website des Auftragnehmers unter den Datenschutzhinweisen zu finden.
  2. Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.


6. Meldepflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.
  2. Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.
  3. Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:
    • eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
    • eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.


7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages.
  2. Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
  3. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.


8. Kontrollbefugnisse

  1. Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.
  2. Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.
  3. Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenen Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.
  4. Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.
  5. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.


9. Unterauftragsverhältnisse

  1. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Unterauftragnehmer, die auf der Website https://www.ivry.eu/unsere-dienstleister angegeben sind, für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.
  2. Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ erfolgt gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.
  3. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.
  4. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.
  5. Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.
  6. Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 8 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.
  7. Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

10. Vertraulichkeitsverpflichtung

  1. Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.
  2. Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.
  3. Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.


11. Wahrung von Betroffenenrechten

  1. Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.
  2. Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.
  3. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.


12. Geheimhaltungspflichten

  1. Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.
  2. Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.


13. Vergütung

  1. Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart.


14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

  1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.
  2. Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann einmal jährlich oder bei begründeten Anlässen eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.


15. Dauer des Auftrags

  1. Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und läuft für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages über die Nutzung der Dienstleistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber.
  2. Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.


16. Beendigung

  1. Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.


17. Zurückbehaltungsrecht

  1. Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.


18. Schlussbestimmungen

  1. Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.
  2. Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.
  3. Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.


Bereich für elektronische Unterschrift
Der Vertrag wurde geschlossen in / am)
Ort und Datum
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Auftraggeber
Vor- und Zuname des Auftraggebers
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(Vertretungsberechtigter des Auftraggebers)
Auftragnehmer

Simon Stitzl

Geschäftsführer der IVRY Hosting UG & Co. KG

Der Vertrag ist auch ohne Unterschrift gültig

Anlage 1

Details zum Auftrag Auftrags
1. Gegenstand des Auftrags

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

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2. Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung

Im Zuge der Leistungserbringung zum Zwecke des Hostings kann ein Zugriff auf personenbezogene Daten durch den Auftragnehmer nicht ausgeschlossen werden.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
Bei der Auftragsleistung handelt es sich um folgende Arten der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen:

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3. Arten der Daten
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4. Kategorien betroffener Personen
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Anlage 2
Technische und organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle (organisatorisch)

Unbefugten ist der Zutritt zu den vom Auftragnehmer zwecks Erbringung der Verarbeitung genutzten technischen Einrichtungen zu verwehren.
Maßnahmen im Rechenzentrum

  • Beauftragung eines Sicherheitsdienstes - (regelmäßige Kontrollgänge, Fensterkontrolle etc.)
  • Dokumentation der Vergabe von Schüsseln oder RFID-Chipkarten
  • Gesonderte Zutrittskontrolle für Räume mit kritischer IT-Infrastruktur
  • Rückgabe von Schüsseln oder RFID-Chipkarten nach Austritt von Mitarbeitern
  • Schutz des Firmengeländes - (Pforte, Zaun etc.)
  • Besucherausweise - Tragepflicht von Berechtigungsausweisen
  • Besucherbegleitung - Besucher in Begleitung durch Mitarbeiter
  • Besucherliste - Protokollierung der Besucher
  • Pförtner / Empfang - Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang
  • Vertrauenswürdiges Reinigungspersonal - Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
  • Vertrauenswürdiges Wachpersonal - Sorgfältige Auswahl von Wachpersonal
  • Zutrittskonzept - Zutrittskonzept / Besucherregelung


Zutrittskontrolle (technisch)

Maßnahmen im Rechenzentrum

  • Zutrittskonzept - Zutrittskonzept / Besucherregelung
  • Sicherheitsschlösser - Verwendung von Sicherheitsschlössern in Türen
  • Mechanisches Schließsystem - Manuelles Schließsystem
  • Alarmanlage - Sicherung des Gebäudes oder Eingängen mittels einer Alarmanlage
  • SicherheitstürVerwendung von Sicherheitstüre
  • VideoüberwachungVideoüberwachung der Eingänge
  • Zutrittskontrolle - schlüssel- oder RFID-basierte Zutrittssysteme

Zugangskontrolle (organisatorisch)

Es muss verhindert werden, dass die zur Erbringung der beschriebenen IT-Dienstleistung notwendigen Einrichtungen (Hardware, Betriebssysteme, Software) von Unbefugten genutzt werden können.
Maßnahmen bei IVRY

  • Verschlüsselung von Daten - (z. B. Festplatten, Server)
  • Verwendung personalisierter Logins im Unternehmensnetzwerk
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung(z. B. mittels Yubikey)
  • Passwort-Richtlinien - regelmäßige Änderung, Mindestlänge, Komplexität etc.
  • Benutzerberechtigungen - Zentrale Verwaltung von Benutzerberechtigungen
  • Zugangskontrolle - Zugang zu den Datenverarbeitungsanlagen erhält ausschließlich autorisiertes und fachlich qualifiziertes Personal.

Zugangskontrolle (technisch)

Maßnahmen bei IVRY

  • Datenträgerverschlüsselung - Verschlüsselung von Datenträgern auf Servern
  • Passwortschutz - Zugang ist mittels eines Passworts geschützt
  • Protokollierung - alle Anmeldungen am Systemen werden protokolliert
  • Firewall - Einsatz einer Firewall
  • Hosting im Rechenzentrum - Dienst wird Rechenzentrum gehostet, es werden keine Daten lokal gespeichert.
  • Anti-Viren-Software Server - Es kommt auf allen Servern eine Anti-Viren-Software zum Einsatz, die regelmäßig aktuell gehalten wird.
  • Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen
  • Intrusion-Detection-Systeme - System zur Erkennung und Warnung vor Angriffen aufs Netzwerk
  • Verschlüsselung der Datensicherungssysteme
  • VPN - Einsatz von VPN-Technologie bei der Übertragung von Daten

Zugriffskontrolle (organisatorisch)

Es ist sicherzustellen, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert oder verändert werden können.
Maßnahmen bei IVRY

  • Dokumentation eingerichteter Zugänge für Mitarbeiter
  • Autorisierter Zugriff - Es ist dem einzelnen Mitarbeiter nur möglich die für seine Aufgaben erforderlichen Daten einzusehen, zu nutzen, zu verarbeiten oder zu löschen.
  • Administratoren - Die Anzahl an Administratoren mit besonderen Zugriffsberechtigungen ist begrenzt.
  • Systemtrennung - Trennung von Produktiv- und Testumgebung
  • Verpflichtung der Mitarbeiter auf Datenschutz und Datensicherheit - Jeder Mitarbeiter wird entsprechend zur Vertraulichkeit und der Einhaltung des Datenschutzes bei Aufnahme seiner Tätigkeit verpflichtet. Ein Verstoß hätte die fristlose Kündigung, sowie eine Strafanzeige zur Folge. Betroffene Auftraggeber würden in so einem Fall selbstverständlich über den Vorfall informiert.


Zugriffskontrolle (technisch)

Maßnahmen bei IVRY

  • Vernichtung von Datenträgern - Unwiderrufliche Vernichtung von nicht mehr benötigten Datenträgern
  • Sichere Löschung - Sichere Löschung von Datenträgern durch Einsatz von spezieller Software
  • Protokollierung von Zugriffen auf Daten - konkret bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
  • Sperrung des Bildschirms - Beim Verlassen des Arbeitsplatzes erfolgt eine Sperrung durch Bildschirmschoner, Freigabe nur durch Eingabe des Passworts.

Transport- und Weitergabekontrolle (organisatorisch)

Es muss dafür gesorgt werden, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welchen Stellen die Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
Maßnahmen bei IVRY

  • verschlüsselter Übertragungswege - Nutzung SSL-verschlüsselter Übertragungswege im Internet
  • Verschlüsselter Versand von E-Mails - (S/MIME, PGP)
  • digitale Signaturen - Verwendung digitaler Signaturen für Dateien und E-Mails
  • VPN - Verwendung von VPN-Systemen zum Login in das Firmennetzwerk
  • Datensparsamkeit - Eine elektronische Übertragung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen des Bestellprozesses, dem Abruf von Kundendaten im Servicefall, innerhalb des Mahnverfahrens, zur Registrierung von Domains und SSL Zertifikaten und zur Datensicherung der Kundenumgebungen.


Wichtiger Hinweis
Erhebt, verarbeitet oder nutzt der Auftraggeber im Rahmen des Hostingvertrages personenbezogene Daten, so obliegt die Absicherung der Datenübertragung (z.B. über HTTPS) seiner Verantwortung.

Transport- und Weitergabekontrolle (technisch)

Maßnahmen bei IVRY

  • Protokollierung der Zugriffe und Abrufe - Protokollierung der Zugriffe und Abrufe von internen und exgternen Nutzern
  • Signaturverfahren - Nutzung von Signaturverfahren im elektronischen Datenverkehr
  • verschlüsselter Übertragungsweg - der Auftragnehmer überträgt von sich aus personenbezogene Daten ausschließlich elektronisch über verschlüsselte Datenverbindungen, so dass sie nicht unbefugt gelesen,kopiert, verändert oder entfernt werden können
  • Datenträger-Vernichtung - Nicht mehr benötigte oder defekte Datenträger werden durch ein zertifiziertes
    Unternehmen entsorgt.

Trennungskontrolle (organisatorisch)

Es ist sicherzustellen, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.
Maßnahmen bei IVRY

  • Kundentrennung - Es gibt je nach gewähltem Hostingmodell mindestens eine logische (virtuelle)
    Mandantentrennung.


Wichtiger Hinweis
Der Kunde muss dafür Sorge tragen, dass innerhalb seiner Kundenumgebung dieses in gleichem Maß für die von Ihm erhobene personenbezogene Daten gilt.

Trennungskontrolle (technisch)

Maßnahmen bei IVRY

  • Gesonderte Speicherung - Daten aus dieser Verarbeitungstätigkeit werden von anderen Datensätzen getrennt gespeichert
  • Berechtigungskonzept - ausgefeilte Zugriffsberechtigungen für alle Systeme
  • Kundenzugang - Mandantenfähigkeit relevanter Anwendungen
  • Physikalische Trennung - Systeme/Datenbanken/Datenträger

Verschlüsselung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten soll in einer Weise erfolgen, die eine unbeabsichtigte oder unrechtmäßige oder unbefugte Offenlegung dieser verhindert. Hierzu dienen dem Stand der Technik entsprechende und als sicher geltende Verschlüsselungsmechanismen
Maßnahmen bei IVRY

  • Verwendung verschlüsselter Übertragungswege für den Datenaustausch
  • Verwendung von Maßnahmen zur verschlüsselten Datenspeicherung
  • Verschlüsselung von Cloud-Speichern
  • Verwendung von SSL-Zertifikaten für Hostingumgebungen

Integrität

Eingabekontrolle (organisatorisch)


Maßnahmen bei IVRY

  • Benutzerprofile - Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen
  • Berechtigungskonzept - Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
  • Protokollierung von Zugriffen im Firmennetzwerk
  • Verwendung personalisierter Logins im Unternehmensnetzwerk
  • Änderungskontrolle - Die Eingabe, Änderung oder Löschung personenbezogener Daten, die im Verantwortungsbereich der IVRY GmbH & Co KG liegen, werden mit der Kennung des zuständigen Mitarbeiters geloggt.


Wichtiger Hinweis
Erhebt, verarbeitet oder nutzt ein Kunde im Rahmen des Hostingvertrages personenbezogene Daten, so obliegt es seiner Verantwortung entsprechende Loggingmechanismen für seine Webumgebung zu implementieren.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Verfügbarkeitskontrolle (organisatorisch)

Es ist dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.
Maßnahmen bei IVRY

  • Regelmäßige Aktualisierung der Virendefinitionen
  • Regelmäßige Durchführung von Datensicherungen
  • Regelmäßige Durchführung von Updates - (Windows, Mac, Linux, Desktop- und Serveranwendungen)
  • Regelmäßige Überprüfung der erstellten Datensicherungen
  • Backupprotokollierung - Kontrolle des Sicherungsvorgangs
  • Dezentrale Aufbewahrung - Aufbewahrung der Sicherungsmedien an einem sicheren Ort außerhalb des Serverraums
  • Backupkonzept - Backup & Recovery-Konzept (Richtlinie)
  • Datentrennung - Getrennte Partitionen für Betriebssysteme und Daten
  • Disaster Recovery Test - Regelmäßige Tests zur Datenwiederherstellung und Protokollierung der Ergebnisse
  • Intrusion-Detection Test - Regelmäßige Penetrationstests zur Erkennung von Schwachstellen und Sicherheitslücken und Protokollierung der Ergebnisse
  • Notfallmanagement
  • Existenz eines Notfallplans

Verfügbarkeitskontrolle (technisch)

Maßnahmen bei IVRY

  • Verwendung einer Firewall - (z. B. Barracuda, Check Point, Cisco, Sophos)
  • Verwendung eines Intrusion Detection Systems - (z. B. Barracuda, Check Point, Cisco, Sophos)
  • Verwendung eines Virenscanners - (z. B. AVG, Bitdefender, Emsisoft, ESET, Kaspersky, Symantec)

Maßnahmen im Rechenzentrum

  • Klimatisierung von Räumen mit kritischer IT-Infrastruktur
  • Verwendung einer Brandmeldeanlage
  • Verwendung eines Überspannungsschutzes
  • Videoüberwachung Serverraum
  • Zutrittsmeldeanlage im Serverraum - Alarmmeldung bei unberechtigtem Zutritt zu Serverraum
  • Bereithaltung von Ersatz-Hardware
  • Bereithaltung von USV-Anlagen
  • Bereithaltung von Notstromaggregaten
  • Bereithaltung einer Feuer-Löschgasanlage


Wichtiger Hinweis
Bei Root-Servern findet keinerlei Backup statt, der Auftraggeber muss selbst für eine geeignete Datensicherung sorgen.

Rasche Wiederherstellbarkeit

Es müssen Maßnahmen getroffen werden, um Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.
Maßnahmen bei IVRY

  • Dokumentation und Test von Datenwiederherstellungen
  • Erstellung von Notfallplänen zu kritischen Prozessen
  • Regelmäßiger Testdurchlauf von Notfallplänen zu kritischen Prozessen

weitere Ma0nahmen

Auftragskontrolle

Es muss dafür gesorgt werden, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur ensprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.
Maßnahmen bei IVRY

  • Auftraggeber-Kontrollrechte - Vereinbarung wirksamer Kontrollrechte gegenüber dem Auftraggeber
  • Verpflichtung auf das Datengeheimnis - Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf Datengeheimnis
    Datenschutz- und Geheimhaltungsvereinbarung
  • Vereinbarung Auftragsverarbeitung - Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU Standard-Vertragsklauseln
  • Beratung/Aufklärung der Kunden zum Thema Datenschutz - Informationsseite datenschutzbuero.online/Informationen-zum-kundendatenschutz
  • Regelmäßige Unterweisung und Fortbildung der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz - E-Training DSGVO-Schulung.online
  • Managementsystem zum Datenschutz und der Informationssicherheit
  • Incident-Response-System zur Nachvollziehbarkeit von Sicherheitsverstößen und Problemen
  • Durchführung regelmäßiger IT-Schwachstellenanalysen
  • Durchführung regelmäßiger interner Audits
  • Einsatz softwaregestützter Tools zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen

Datenschutz-Managementsystem

Es muss ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung des Datenschutzes und der Wirksamkeit der festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen implementiert sein.
Maßnahmen bei IVRY

  • Dokumentation von datenschutzrelevanten Zwischenfällen
  • Durchführung von Penetrationstests
  • Durchführung von Security-Audits durch externe Sachverständige
  • Einsatz von Anwendungen zur Unterstützung datenschutzkonformer Prozesse - Datenschutz-Management-System -DMS-
  • Zuteilung von datenschutzrelevanten Verantwortungsbereichen
  • Datensparsamkeit - Personenbezogene Daten werden von der IVRY GmbH & Co KG nur im Rahmen des Bestellprozesses, sowie bei Logging von Verbindungsdaten (IP-Adressen) erhoben, verarbeitet und genutzt.
  • Datensparsamkeit bei Kundendaten - Von Kunden erhobene personenbezogene Daten werden ausschließlich im Servicefall im Auftrag des Kunden verarbeitet (Erstellung und Wiederherstellung eines Backups, Reparatur der Kundendatenbank, o.ä.).
  • Unterauftragnehmer - Für den Umgang mit Kundendaten werden nur die unter https://www.ivry.eu/unsere-dienstleister genannten Unterauftragnehmer als externe Dienstleister eingesetzt.

Rasche Wiederherstellbarkeit

Es müssen Maßnahmen getroffen werden, um Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.
Maßnahmen bei IVRY

  • Dokumentation und Test von Datenwiederherstellungen
  • Erstellung von Notfallplänen zu kritischen Prozessen
  • Regelmäßiger Testdurchlauf von Notfallplänen zu kritischen Prozessen

Rasche Wiederherstellbarkeit

Es müssen Maßnahmen getroffen werden, um Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.
Maßnahmen bei IVRY

  • Dokumentation und Test von Datenwiederherstellungen
  • Erstellung von Notfallplänen zu kritischen Prozessen
  • Regelmäßiger Testdurchlauf von Notfallplänen zu kritischen Prozessen

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